Vedtægter for Hjallerup Event
§1 Navn
Foreningens navn er Hjallerup Event.
§2 Formål
Det er foreningens formål at arrangere og afholde events, for derved at fremskaffe midler, hvis anvendelse udelukkende skal tilfalde idrætsorganisationer, kirkeligt arbejde, upolitiske ungdomsforeninger og ungdomsorganisationer, kulturelle formål samt opførelse af bygninger til disse formål.
§3 Medlemskab
Foreningens medlemmer udgøres af medlemmer af Hjallerup Samvirke.
§4 Bestyrelse
Foreningens bestyrelse består af det til enhver tid siddende forretningsudvalg i Hjallerup Samvirke.
Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed, med mindre andet fremgår af vedtægterne.
Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig ved henholdsvis fem eller seks fremmødte – dette afhængig af om bestyrelsen består af henholdsvis 9 eller 10 medlemmer.
§5 Eventudvalg
Bestyrelsen kan nedsætte et eller flere udvalg til afvikling af forskellige events som f.eks. et koncertudvalg.
De enkelte udvalg konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer med udgangspunkt i det af bestyrelsen udarbejdede kommissorium.
Hvert udvalg udarbejder budget og funktionsbeskrivelse for driften af hver event.
§6 Generalforsamling
Generalforsamling i Hjallerup Event afholdes en gang årligt. Mødet afholdes sidste tirsdag i november.
Ordinær generalforsamling skal indkaldes skriftligt med mindst fire ugers varsel med angivelse af dagsordenen .
Dagsorden til generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent
- Formandsberetning
- Udvalgsberetninger
- Godkendelse af regnskab
- Indkomne forslag
- Eventuelt
Forslag som ønskes behandlet på ordinære generalforsamlinger skal være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
Stemmeberettigede på generalforsamlingen er de til enhver tid delegerede i Hjallerup Samvirkes repræsentantskab.
Der er fri adgang til generalforsamlingen.
Foreningens regnskabsår løber fra 1. oktober til 30. september.
Foreningens regnskab skal være tilgængeligt for medlemmerne senest 7 dage inden afholdelsen af generalforsamlingen.
Alle beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed, dog gælder der specielle regler for stemmeflertal ved foreningens opløsning i henhold til §11.
§7 Ekstraordinær generalforsamling
Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske, når 1/3 af bestyrelsens medlemmer eller fem af medlemsforeningerne fremsender skriftlig krav herom.
Ekstraordinære generalforsamlinger skal indkaldes skriftlig med mindst tre ugers varsel med angivelse af dagsordenen.
Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antal fremmødte delegerede.
§8 Revision
Revision foretages af de til enhver tid valgte revisorer i Hjallerup Samvirke.
§9 Tegningsret
Hjallerup Eventtegnes af bestyrelsens formand og mindst to bestyrelsesmedlemmer, til dagligdags beslutninger dog af formanden alene.
§10 Likvide midler
Hjallerup Events likvide midler må placeres i kontanter og obligationer med en restløbetid under to år – i DKK eller EURO udstedt af Pengeinstitut eller Realkreditinstitut.
Bestyrelsen kan stille likvide midler til rådighed for opstart af de enkelte events.
Til disse midler oprettes separat driftskonto, som det enkelte udvalg disponerer over i overensstemmelse med det af bestyrelsen vedtagne budget for de enkelte events
§11 Opløsning
Ved opløsning af Hjallerup Event fordeler generalforsamlingen eventuelt overskud i henhold til foreningens formålsparagraf.
Opløsning af foreningen kan kun ske efter at en generalforsamling har vedtaget dette med mindst 2/3 stemmeflertal, og at mindst 2/3 af de stemmeberettigede har givet møde. Såfremt generalforsamlingen på denne måde ikke er beslutningsdygtig, skal der indkaldes til en ny generalforsamling, og på denne kan opløsningen finde sted, hvis dette vedtages med almindelig stemmeflertal blandt de fremmødte stemmeberettigede.
Således vedtaget på Hjallerup Events stiftende generalforsamling den 6. januar 2011 med ændringer i 2022.